Einfach Elsa

Ja, ganz richtig gehört – heute gibt es Teil 1 zur Hochzeit- also die Berichterstattung. Eins schonmal vorweg: Lasst euch bloß nicht erzählen, dass Standesamttermine erst 6 Monate vorher ergattert werden können – das ist ein Irrglaube. Maximal 6 Monate darf die Anmeldung bei eurem Standesamt alt sein, mit der ihr zu dem Standesamt geht, wo ihr euch trauen lassen wollt – das hat aber rein gar nichts mit der Reservierung des Standesamtes zu tun, in dem ihr wirklich heiraten wollt – versteht ihr das? Bei mir hats ne Weile gedauert und ich habe mein Lehrgeld bezahlt, nachdem mir ca. 15 Standesämter für unsere Trauung keinen (!) Termin mehr geben konnten. Soviel zu meinem heutigen Tag.

Aber die gute Nachricht ist: Ich habe jetzt ein tolles Standesamt und das auch noch zu unserer Wunschzeit!

Aber heute soll es (noch) nicht um das Standesamt gehen. Eine der wichtigsten Dinge bei einer Hochzeit ist es zwar, aber wir fangen heute trotzdem mal mit den Gästen an. Deshalb habe ich nämlich einen kleinen Guide zusammen gestellt, der von der Grobplanung bis zur Einladung alles dabei hat.

Auch wir haben schon unsere Save the Date Karten versendet, aber dem ging eine ganze Weile Arbeit voran, bei der es vor allem eine wichtige Sache zu tun gab: das auswählen.

Ladet nur Gäste ein, die IHR auch zur Hochzeit da haben wollt!

Es ist euer Tag, eure Feier, eure Gäste. Man sollte nie vergessen, dass man es nicht jedem recht machen kann, aber an dem Tag seid ihr beiden die einzigen, die irgendein Recht haben, sich über irgendetwas zu beschweren. Und sonst niemand. Basta.

Und das auch nicht, nur weil man nicht eingeladen wurde. Lasst Anstand und Gewissen dann ruhig kurz mal vor der Tür – ihr habt ne Tante, mit der ihr nie zu tun hattet oder sie (begründet) nicht leiden könnt? – dann ist sie nicht euer Gast! – Ihr habt nette Nachbarn, aber sie tratschen euch zu viel? -nicht euer Gast!

Ich könnte die Liste jetzt noch weiter führen, aber eins ist wichtig:Ihr solltet euch die Fragen stellen: Bedeutet der Mensch uns etwas? Wird er unser Fest bereichern und macht es uns glücklich, wenn er dabei ist?

Wenn ja, dann nix wie los und auf die gut sortierte Gästeliste geschrieben. Das haben wir nämlich als zweites getan.

Trefft eine Entscheidung, wann euch welche Gäste zur Hochzeit begleiten sollen.

Das ist der wichtigste Tag in eurem Leben und den sollen eure Liebsten bereichern. Deshalb bedarf es aber trotzdem einer kleinen Struktur. Denn bei der Planung der Gäste müsst ihr auch das ein oder andere beachten. Viele Standesämter oder auch Kirchen haben nicht Platz für eine riesen Anzahl an Gästen und auch bei den Locations gibt es Kapazitätsgrenzen, die beachtet werden sollten. Deshalb wäre eine Gliederung, zu schauen, wann ihr wo seid und wie viele Gäste zur jeweiligen Location kommen können.

Oder ihr teilt es (so wie wir) etwas nach dem zeitlichen Ablaufplan ein. Denn bei uns wird es so sein, dass nur der engere Familienkreis zur Trauung erscheint, Freunde und entfernte Verwandte zum Kaffee trinken und am Abend Verein, Arbeitskollegen und andere Freunde aus anderen Vereinen.

Deshalb ist auch das Freebie am Ende in diese drei Kategorien eingeteilt, aber ich habe noch ein allgemeines Freebie für euch, in dem ihr einfach alle eure Gäste eintragen könnt.

Was, wenn es Einschränkungen gibt?

Es kann immer sein, dass Fall X eintritt. Ihr habt vielleicht mit mehr Gästen geplant, als ihr in der Lage seid, in einer bestimmten Location unterzubringen?

Eventuell könntet ihr schauen, ob ihr bestimmte Personen (oder alle) ohne Partner einladet, eine Hochzeit ohne Kinder feiert oder den gesamten Rahmen der Hochzeit verkleinert. So kann ein großer Kreis beispielsweise nur zu einem Polterabend eingeladen werden und die Hochzeit findet dann im kleinen Rahmen statt.

Ihr habt euch ein finanzielles Budget gesetzt und es reicht nicht aus, um alle Gäste zu versorgen?

Auch das kann passieren, dass die Kosten für Location, Speisen, Getränke und Co einfach den Rahmen sprengen. Dann solltet ihr einfach umverteilen. Entweder greift ihr auf die Variante mit dem Polterabend zurück, den man auch preisgünstig als Mitbring-Party gestalten kann, oder ihr schaut, was der „kostengünstigere“ Teil eurer Hochzeit platztechnisch zu bieten hat: Gerade, wenn man kirchlich heiratet, hat man eventuell da die Möglichkeit, mehr Gäste zur Trauung einzuladen, die dann aber anschließend nicht mit zur Party kommen. So spart ihr eine Menge an Verpflegungskosten. Ihr seid auch nicht gezwungen, die Zimmer für die Gäste zu zahlen, aber ein kleiner Hinweiß darauf in der Einladung beugt sicherlich bösen Überraschungen vor.

Werden wirklich nur die Gäste verpflegt?

Natürlich nicht. Bei so einer großen Feier solltet ihr natürlich immer mit einplanen, dass die Dienstleister der Party auch mit einberechnet werden sollten, gerade was Essen und Getränke angeht.

Da wären beispielsweise der DJ oder die Bandmitglieder, der Fotograf, ein Redner, der Hochzeitsplaner, vielleicht sogar der Inhaber der Location (aber nur im äußersten Notfall). Beachtet sie nur bei eurer Kostenplanung.

Mit welcher Gästezahl rechnet man dann zur Hochzeit?

Ich habe es bei der Vorplanung so gehalten: Das beste hoffen, das schlimmste erwarten. Deshalb habe ich alle Gäste mit Anhang bei der Berechnung der Verpflegungskosten eingerechnet – ich lasse mich dann lieber positiv überraschen. Aber für den Caterer sollte schon eine genauere Zahl vorliegen – die habt ihr selbst natürlich erst, wenn von allen eingeladenen Gästen die Rückmeldung gekommen ist, wer mit wem wann erscheint.

Aber grob über den Daumen könnte man sagen, dass mit ca. 10% Absagen gerechnet werden sollte…da gehen zwar die Meinungen auseinander und wenn ihr jeden eurer Gäste kennt und im kleinen Kreis feiert, mag das übertrieben sein, aber bei größeren Feiern ist das definitiv der Fall. Und gerade, wenn es (wie bei uns) dann Buffett-Essen gibt, plant man nochmal mit ein paar Mann weniger, denn es isst nie jeder alles…

Das klingt doch jetzt schon nach viel Stress…

aber es kommt drauf an, wie man es sich legt. Wir haben uns gesagt, dass wir nur die wichtigsten organisatorischen Dinge selber regeln: Standesamt, Essen und Getränke, Location, Fotograf,Band…ich glaube, das war schon alles. Denn ich kenne mich: Wenn ich mir einen zu genauen Plan mache und schon alles schön im Kopf habe, es dann aber so nicht läuft, bekomm ich schnell ne Krise. Und um zu umgehen, dass ich mir den Tag selber schrotte, habe ich die restlichen Aufgaben an die Trauzeugen abgegeben. Bei wichtigen Dingen wird mit uns Rücksprache gehalten, ansonsten sind gute Überraschungen dreimal besser als böse 😉

Das solltet ihr bei eurer Planung vielleicht auch beachten, falls ihr bestimmten Gästen bestimmte Aufgaben gebt – aber dafür hat meine Vorlage eine Notiz-Zeile 😉

Und jetzt könnt ihr die Gäste einplanen:

Hier gehts zur Liste für die Trauung.

Danach gehts zum Kaffee trinken.

Am Abend  kommen weitere Gäste.

Oder ihr habt nur eine Liste für die ganze Hochzeit.

Nun, ich hoffe, ich konnte erste Klarheiten rund ums Thema Hochzeit und Gästeliste beseitigen und überlege mir nun, womit ich euch das nächste mal überhäufe. Aber mittlerweile ist es auch spät, also Zeit, um mich zu verabschieden und euch meinem „organisatorischen“ Chaos zu überlassen.

Habt ihr eigentlich noch Tipps zur Gästeliste für die Hochzeit?

Ich wünsch euch was,

eure Elsa

 

Unsere Hochzeit: alle Artikel im Überblick

#1 – Die Save the Date Karten wurden bestellt

#2 – Erstellung der Gästeliste  (mit Freebie) und erste Überlegungen zur Feier

#3 – Wie man Hochzeitseinladungen erstellt und was rein gehört

#4 – Unsere Tischdeko aus Weinflaschen und der Weg dahin

#5 – Unsere Hochzeitsorganisation von A-Z und die Feier

#6 – HochzeitsDIY– Ringschale, Gästebuch und Briefkasten für die Geschenkkkarten